هشت گام حل مسئله


8 گام حل مسئله

8 گام حل مسئله

توسط : میثم جعفریدر: ۱۳۹۷/۱۲/۰۷در: نوآوری و راه اندازی استارتاپ2 دیدگاه

معمولا همه ما وقتی در زندگی یا کسب و کار خود با مسئله مهمی روبرو می شویم، سعی می کنیم خیلی سریع راه حلی برای آن بیابیم. اما در نظر داشته باشید گاهی اوقات حل مسائل به سادگی امکان پذیر نیست. گاهی این کار به صرف زمان و تلاش زیادی نیاز دارد. تکنیک 8 گام حل مسئله به شما کمک می کند که با سرعت و دقت، بتوانید به صورت حرفه ای و کنترل شده مشکلات را حل کنید. در این مقاله نحوه استفاده از این تکنیک به منظور حل مسائل مهم تشریح می شود.

مرور شکل گیری فرآیند 8 گام حل مسئله

در سال 1987 شرکت فورد فرآیند هشت گام حل مسئله را در دستور العمل خود با نام «حل مسئله به صورت تیمی» ابداع نمود. در اواسط دهه 1990 نیز فورد اصل دیگری به نام گام صفر که برنامه ریزی فرآیندها بود را به این گامها اضافه کرد. این تکنیک امروزه استاندارد جهانی فورد یا هشت گام حل مسئله نامیده می شود.

فورد این فرآیند را به منظور کمک به تیم ها در کنترل کیفیت و مسائل ایمنی، در پیدا کردن راه حل های دائمی و مناسب برای مسائل و نیز جلوگیری از تکرار آنها ایجاد کرد. علی رغم این که کاربرد اولیه تکنیک هشت گام در تولید، مهندسی و صنایع هوایی بوده، اما در صنایع دیگر نیز می تواند بسیار مفید باشد. هشت گام این فرآیند شامل:

8 مرحله حل مسئله

این تکنیک زمانی بیشترین کارکرد را دارد که به صورت تیمی و با شناخت صحیح مسئله، به حل آنها پرداخته شود. با این حال می توان آن را به صورت فردی نیز انجام داد.

نحوه استفاده از تکنیک 8 گام حل مسئله

به منظور استفاده از تکنیک 8 گام حل مسئله هر یک از اصول گفته شده را باید بر اساس ترتیب جدول بالا انجام دهید. باید مواظب باشید که از هیچ کدام از این مراحل سریع عبور نکنید. این فرآیند زمانی اثربخش می شود که همه مراحل به شکل صحیح اجرا شود.

گام صفر: برنامه ریزی

قبل از این که برای حل مسئله تیمی را تشکیل دهید، نیاز به برنامه ریزی دارید. یعنی باید نسبت به این که اعضای تیم چه کسانی باشند، چه مدت زمان و مقدار منابع برای حل مسئله نیاز است، فکر کنید. نیازمندی های مهم تا رسیدن به نتیجه را در نظر بگیرید.

گام یک: ایجاد تیم

اعضای تیم باید کسانی باشند که از توانایی، زمان و انرژی کافی برای فرآیند حل مسئله برخوردار باشند. به یاد داشته باشید، احتمال این که تیم متنوع نسبت به تیمی یک دست، راه حلهای خلاقانه بیشتر و بهتری ارائه کنند، زیاد است. (البته ممکن است در تیم متنوع، دیدگاه ها مختلف یا متضاد باشد و اعضای تیم زمان زیادی را صرف جمع بندی اختلاف نظرها کنند و یا حتی به راه حل مشخصی نرسند). با ایجاد چارت تیم، می توانید اهداف و نقش های هریک از افراد را مشخص کنید. سپس تلاش کنید با ایجاد اعتماد در تیم، افراد را در فرآیند حل مسائل درگیر کنید. اگر اعضای تیم شما متشکل از افراد حرفه ای باشد که با همدیگر سابقه همکاری نداشته اند، ابتدا اقدامات مربوط به تشکیل تیم را انجام دهید تا افراد با یکدیگر بتوانند راحت تر کار کنند.

گام دو: تشریح مسئله

زمانی که تیم مورد نظر تشکیل شد، مسئله را با جزئیات شرح دهید. پنج سوال مشهور (شامل موارد؛ چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چگونه) را مشخص کنید. از تکنیک هایی مانند فرآیند تعریف مسئله استفاده کنید تا از صحت توجه دقیق به مسائل نیز اطمینان حاصل شود. سپس ابتدا از مرحله تحلیل ریسک شروع کنید. یعنی اگر مسئله مورد نظر شرایطی دارد که مثلا باعث بروز خطر سلامتی شده یا زندگی فردی را تهدید می کند، باید قبل از حل اقدام مناسبی انجام شود (ممکن است مجبور شوید تا زمانی که این مشکل حل نشود افراد را از انجام فرآیند بازدارید). ریشه یابی مسئله نیز در انتهای این فرآیند آورده می شود. بنابراین نباید زمان زیادی را صرف این موضوع کنید. در این مرحله باید هدف شما بررسی این باشد که چه چیزی نادرست پیش می رود و از درک کامل اعضا نسبت به موضوع اطمینان حاصل کنید.

گام سه: اجرای راه حل موقت

زمانی که تیم، مسئله را شناسایی کند، می توان آن را به صورت موقت حل کرد. این مرحله به ویژه زمانی اهمیت پیدا می کند که مشکل بر مشتریان تاثیر گذار بوده و باعث کاهش کیفیت کالا یا آهسته تر شدن فرآیند کار شود. سعی کنید از دانش همه اعضای تیم استفاده کنید. برای بهره گیری از ایده های جدید همه اعضای تیم می توانید از طوفان فکری یا روش دلفی استفاده کنید. زمانی که گروه راه حل های موقت را ارائه دهد، مسائلی چون هزینه، زمان اجرا و تاثیرات آن را بررسی کنید. راه حل کوتاه مدت باید سریع و راحت بوده و ارزش پیاده سازی را داشته باشد.

گام چهار: شناسایی و حل ریشه ای مسأله

زمانی که راه حل موقتی اجرا شود، نوبت به حل ریشه ای مسئله می رسد. می توانید از تحلیل اثر و علت، برای شناسایی علل مربوط به رخ دادن مسئله استفاده کنید. این ابزار به شما کمک می کند که دلایل احتمالی رخ دادن آن را بیابید و حتی مسائل دیگری که از آن آگاه نبودید، برایتان مشخص گردد. در مرحله بعد می توانید از تحلیل های ریشه ای علت برای یافتن ریشه مسائلی که شناسایی کرده اید استفاده کنید. زمانی که منبع مساله به درستی مشخص گردید، چند راه حل دائمی را ارائه دهید.

استفاده از تکنیک حل مساله

گام پنج: تایید راه حل

در این گام تیم به دنبال راه حل دائمی و مناسب می باشد. البته قبل از پیاده سازی آن، باید به طور دقیق آزمایش شود. چون هم نباید باعث مشکل جدیدی شود. همینکه از نظر سایرین هم، این مسئله حل شده باشد و تاثیرات منفی جانبی نداشته باشد. برای این منظور می‌توان از روش شش کلاه فکری استفاده کرد و حل مسئله را از جنبه های مختلف بررسی نمود.

گام شش: پیاده سازی راه حل دائمی

هنگامی که تیم در راه حل نهایی به اجماع رسید، طبق برنامه به حل مسئله بپردازید. البته باید راه حل جدید را زیر نظر بگیرید تا از صحت آن و این که واقعا مشکل را حل کرده، اطمینان حاصل کنید. همچنین راهکارهای پیاده سازی این راه حل را معین و از انجام صحیح آنها اطمینان حاصل کنید.

گام هفت: پیشگیری از وقوع مجدد مسئله

وقتی که از راه حل دائمی برای حل مسئله مطمئن شدید، تیم را دوباره جمع کنید و نسبت به شناسایی این که چگونه می توان از تکرار دوباره مسئله و مشکلات آن جلوگیری کرد، اقدام کنید. ممکن است نیاز باشد که استانداردهای کسب و کار، سیاست ها، رویه ها و یا دستورالعمل های کسب و کار یا شرکت به روز گردد. همچنین ممکن است که به آموزش بعضی افراد برای این استانداردها احتیاج باشد. حتی ممکن است برای پیشگیری از تکرار مسائل، تغییر اصول و رویه های های مدیریت هم نیاز باشد. دقت داشته باشید سهل انگاری در این گام باعث پیش آمد دوباره مشکلات خواهد شد.

گام هشت: جشن موفقیت برای تیم

آخرین مرحله این تکنیک، گرفتن جشن پیروزی و  دادن پاداش برای موفقیت تیم است. با تشکر از تلاشهای افراد تیم قدردانی کنید و نشان دهید که متوجه تلاش آنها، بوده اید.برای مثال در قالب این گام به گام؛ استارتاپی را در نظر بگیرید که با شناسایی نیاز و علاقه افراد به مصرف نان تازه در هنگام صرف غذا، تصمیم به عرضه نان تازه درب منازل می گیرد. بعد از بررسیهای اولیه به این نتیجه می رسد که تولید نان بصورت مرکزی در یک کارخانه و توزیع سراسری آن سرمایه گذاری زیادی می خواهد و از توان آن استارتاپ خارج است. حتی خرید نان از نانوایی های محلی و توزیع آن توجیه اقتصادی ندارد. ایده دیگری که بررسی می شود تولید و فروش دستگاه های خانگی طبخ نان تازه و فروش خمیرهای بسته بندی نان که در یخچال قابل نگهداری هستند. این ایده که با کمک تکنیک های خلاقیت توسط تیم استارتاپ بدست آمده، مناسب شناخته می شود. حال برای پیدا کردن راه حل مناسب برای این ایده جدید و جذاب، از 8 گام حل مسئله می توان استفاده کرد.

در گام صفر برنامه ریزی می‌شود که تیم حل مسئله شامل 4 نفر (مثلا مهندس تغذیه، متخصص ساخت لوازم خانگی، بازاریاب لوازم خانگی و یک نفر از تیم استارتاپ) در یک هفته کاری بر روی حل این مسئله کار کنند. در اولین گام اعضاء تیم را دعوت کرده و با شرح وظایف و کلیات مسئله و اهداف این کار، هماهنگ می‌کنیم. در دومین گام اعضا تیم، مسئله را با پنج سوال مشهور شامل عبارات؛ چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چگونه بررسی می‌کنیم. اینگونه مسئله را تشریح می‌کنیم. در سومین گام راه حل موقت ارائه می‎شود (برای مثال فعلا خمیرها از نانواییهای محلی تهیه و بسته بندی شود). البته چون در اینجا ضرورتی برای ارائه راه حل موقت نیست، نیازی به استفاده از آن وجود ندارد. سپس در گام چهارم تحلیل های ریشه ای علت بوجود آمدن مساله و راه حل مناسب و پایدار آن را با کمک ابزارهای گفته شده، کاوش می نماییم. یعنی بررسی می‌کنیم که چرا فروش نان تازه؟ چرا به این صورت در نظر گرفته شده و بهترین راه حل آن چیست؟ در گام پنجم مثلا سه راه حل منتخب را با توجه به شاخص های مهم و اهداف اولیه ای که در برنامه ریزی مشخص کردیم، تجزیه و تحلیل می‌کنیم. یک راه حل که بیشترین میانگین امتیاز را در شاخصها کسب کرده، در اینجا نهایی می شود. در گام ششم راهکارهای پیاده سازی این راه حل را معین و آنها را پیاده سازی می‌کنیم. البته در گام هفتم هم سعی می‌کنیم تدابیری مانند ماندگاری بیشتر خمیرها و بسته بندی کوچک و ارزان و کم حجم را در نظر بگیریم. در پایان و در گام هشتم برای این موفقیت بدست آمده، اعضاء تیم و کسانیکه بیشترین حمایت را برای بدست آمدن این موفقیت انجام دادند دعوت می‌نماییم و طی مراسمی از آنها تقدیر می‌کنیم. بالاخص از افرادی که تلاش بیشتری برای رسیدن به اهداف نمودند.

در دنیای رقابتی امروز که تیم های کاری با مسائل زیادی روبرو هستند. تکنیکهای کاربردی در این زمینه و تسط تیم کاری بر آنها می تواند مزیت رقابتی خوبی برای تیم ها و کسب و کارها باشد. اصول مطرح شده هشت گام حل مسأله که در ابتدا توسط شرکت فورد مورد استفاده قرار گرفته و در ادامه با اقبال جهانی مواجه شد، ضمن اینکه گام های حل ریشه ای یک مسئله را مشخص می کند می تواند به عنوان تکنیک کاربردی، جهت حل مسائل مهم مورد استفاده قرار گیرد. درنتیجه بهتر است تیم های کاری خود را با این تکنیک آشنا کرده و نحوه استفاده از آن را تمرین کنید.

موفق و پیروز باشید

  نظرات

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *